Een professionele administratie is een belangrijk onderdeel van het onderwijs. ParnasSys ontwikkelt steeds nieuwe manieren om de administratie beter en makkelijker te maken. Een mooi voorbeeld daarvan is het nieuwe inschrijfformulier voor leerlingen die zich aanmelden bij je school. Een mooie stap vooruit in gegevensbescherming en het verminderen van werkdruk.
Voordelen van het nieuwe formulier
Waar het oude formulier bestond uit vier uitgebreide schermen waarin scholen veel verschillende gegevens konden invoeren, zijn er nu veel minder invulvelden. Bovendien kunnen de gegevens ook direct door ouders worden ingevuld. De veranderingen in het formulier hebben twee belangrijke voordelen:
Het vermindert de administratieve last.
Het geeft ouders meer directe controle over hun gegevens.
De administratieve last wordt ook verminderd doordat het systeem controleert of er NNCA-gegevens bekend zijn van een broer of zus. Wanneer dit het geval is, krijg je een melding en kun je deze gegevens met één klik overnemen voor de nieuwe leerling.
Privacyrichtlijnen
Een belangrijke reden voor de aanpassing is dat er nieuwe Europese privacyrichtlijnen aankomen en waar alle scholen in Nederland ook mee te maken krijgen. Een onderdeel van de richtlijnen is dat je alleen vastlegt wat je nodig hebt. Vragen over zorgverzekering, beroep of opleidingsniveau van de ouders vallen daar niet onder. Deze vragen vind je dan ook niet meer terug op het nieuwe formulier in ParnasSys.
Het nieuwe inschrijfformulier voor leerlingen in ParnasSys.
Privacybescherming hoort bij professionele administratie
Privacybescherming en naleven van de AVG kunnen voelen als een “moetje”. Nog weer iets extra’s om op te letten. Toch is het goed om in het achterhoofd te houden dat het echt hoort bij professionele administratie en dus ook bij de professionaliteit van je school. Bovendien vraagt de moderne ouder steeds vaker om transparantie en zorgvuldig gegevensbeheer. Deze veranderende ouderbetrokkenheid vraagt van jouw school het thema serieus te nemen en goed op orde te houden.
Zo pak je professionele leerlingadministratie rondom privacy aan
Om de professionalisering van de leerlingadministratie goed aan te pakken, kun je als school het volgende doen:
Evalueer kritisch welke gegevens echt noodzakelijk zijn om te registreren.
- Bereid je voor op het nieuwe inschrijfsysteem door processen tijdig aan te passen.
- Investeer in de kennis van administratief medewerkers over privacywetgeving.
- Communiceer proactief met ouders over gegevensbeheer en privacy.
- Ontwikkel een duidelijk privacybeleid op schoolniveau, ook als het bestuur hier nog niet actief mee bezig is.
Planning
Tot medio 2025 blijft het oude formulier bestaan, dus je hebt nog tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze en eventuele aanpassingen aan je inschrijfformulier door te voeren. Wellicht hanteren jullie namelijk nu de volgorde van ParnasSys op het inschrijfformulier. Die volgorde is nu wat aangepast, daarom kan een aanpassing van het inschrijfformulier nodig zijn. Ook kun je nu nog velden uit het formulier halen die vanwege de privacybescherming niet meer gevraagd mogen worden.
Wil je op jouw school actief aan de slag met privacy? Bekijk dan de training ParnasSys, privacywetgeving en Privacybasis of neem contact op met onderwijsadviseur en administratiespecialist Joost Wissink.
